Gutenberg Open


Anleitung und Tipps

Anleitung Schritt für Schritt

Tipps zur schnelleren Datenerfassung

Schnell Daten übernehmen: Importmöglichkeiten

Automatisierte Übergabe Ihrer Publikationsdaten an CMS-Systeme der JGU sowie dem Forschungsportal


Anleitung Schritt für Schritt

Zugangsberechtigung prüfen

Aus Sicherheitsgründen können Publikationen nur an Arbeitsplätzen der Universität Mainz eingetragen werden.

Alle MitarbeiterInnen haben innerhalb des Campusnetztes freien Zugang zur Datenbank.


Datensammlung vorbereiten

In Gutenberg Open werden neben den bibliografischen Daten einer Publikation auch einige Daten der beteiligten Institutionen und Personen verzeichnet.

Bitte überprüfen Sie, ob Ihnen zu jeder einzutragenden Publikationen folgende Informationen vorliegen:

  • Alle beteiligten Verfasser, exakt in der Reihenfolge, in der sie in der Publikation selbst aufgelistet sind.
  • Welche der beteiligten Verfasser im Erscheinungsjahr der Publikation an der Universität Mainz tätig waren.
  • Welche Institutionen der Universität (über die Verfasser) an der Publikation beteiligt sind.
  • Die Seitenzahl der ersten UND der letzten Seite bei Zeitschriftenaufsätzen, Buchbeiträgen und anderen unselbstständigen Publikationen.

Wie Sie Ihre Datensammlung noch besser vorbereiten, und damit eventuell viel Zeit bei der Datenerfassung sparen, lesen Sie bitte unter "Tipps zur schnelleren Datenerfassung".


Eingabeformular bearbeiten

Für jede Publikation wird ein Eingabeformular ausgefüllt.

  1. Gehen Sie zu "Veröffentlichen".
  2. Bei "Eingabeformular anfordern" wählen Sie die passende Dokumentart aus. Danach wird das Eingabeformular am Bildschirm aufgebaut.
  3. Füllen Sie im Eingabeformular ALLE mit rotem Stern markierten Pflichtfelder aus, nach Möglichkeit auch die anderen Felder. Wenn Sie bei Pflichtfeldern keine passenden Angaben machen können, überprüfen Sie bitte, ob Sie die richtige Dokumentart ausgewählt haben. Wenn Sie die Dokumentart verändern, ändern sich auch die Pflichtfelder.
  4. Bei der Eingabeüberprüfung werden die eingegebenen Daten zur Kontrolle angezeigt. Sie können jetzt Korrekturen vornehmen oder die Daten in der Datenbank abspeichern.

Zusätzlich wird bei der Eingabeüberprüfung auch ein Dubletten-Check angestossen. Eine Dublette kann dadurch entstehen, dass Sie oder einer Ihrer Co-Autoren die Publikation bereits in der Datenbank erfasst hat. In diesem Fall sollten Sie Ihre Dateneingabe abbrechen. Wie Sie bereits vor der Eingabe feststellen können, ob die Publikation schon in der Datenbank verzeichnet ist und sich damit Zeit sparen können, lesen Sie bitte unter "Bei mehreren Verfassern der Universität Mainz...".


Tipps zur schnelleren Datenerfassung

"Automatische Textergänzung" durch den Browser einschalten!

Es gibt die Möglichkeit, einmal eingegebene Formulardaten zur späteren Wiederverwendung zu speichern. Wenn Sie das Formular dann erneut ausfüllen, werden die Wortanfänge verglichen, und der Browser macht einen Vorschlag für die automatische Textergänzung.

Um diese Funktion zu nutzen, nehmen Sie die folgende Bowser-Einstellung vor:

  • Firefox: In der Menüleiste -> Extras -> Einstellungen... anklicken. Dann unter "Datenschutz" beim Punkt "Chronik" das Kästchen "Daten speichern, die in Formulare und in die Suchleiste eingegeben werden" anhaken. Mit "OK" bestätigen.
  • Internet Explorer: In der Menüleiste -> Extras -> Internetoptionen anklicken. Dann unter der Registerkarte "Inhalte" beim Punkt "Autovervollständigen" auf "Einstellungen" klicken. Das Kästchen "Formular" anhaken und mit "OK" bestätigen.


Bei mehreren Verfassern der Universität Mainz...

...prüfen Sie bitte die Datenbank auf bereits erfasste Titel.

Wenn Sie an einer Publikation von mehreren Verfassern der Universität Mainz beteiligt sind, könnte es sein, dass die Veröffentlichung schon von einem Ihrer Co-Autoren eingetragen wurde. In diesem Fall müssen Sie die Publikationsdaten nicht mehr eintragen, denn der Titel wird automatisch auch Ihrer Publikationsliste zugeordnet.

So gehen Sie vor:

  • Gehen Sie zu "Suche".
  • Geben Sie im Feld "Person" Ihren Namen (Nachname, Vorname) ein.


Nutzen Sie unsere Musterbeispiele!

Damit Sie an Beispielen sehen können, wie die Felder des Eingabeformulars ausgefüllt werden, haben wir für die am häufigsten vorkommenden Dokumentarten Musterbeispiele ausgewählt. Diese Musterbeispiele können Sie auch als Kopiervorlage nutzen:

     BuchID 10035
     BuchbeitragID 10566
     ZeitschriftenaufsatzID 25968
     Mehrbändiges Werk  ID 10119
     RezensionID 10372

So gehen Sie vor:

  1. Durch Anklicken der ID erhalten Sie ein Eingabeformular mit dem Datensatz als Kopie.
  2. Ändern Sie nur noch die Felder entsprechend Ihrer Vorlage ab.
  3. Nach dem Abspeichern wird das Dokument als neuer Eintrag in die Datenbank eingefügt.

Wiederholen Sie dies für jede Publikation, für die Sie ein Musterbeispiel als Kopiervorlage nutzen möchten.


Schnell Daten √ľbernehmen: Importm√∂glichkeiten

Aus Gutenberg Open selbst...

...können Sie bereits eingetragene Veröffentlichungen als Kopiervorlage nutzen.

Sinnvoll ist es dafür, Ihre einzutragende Datensammlung vorab nach gleichen Dokumentarten zu ordnen, z.B. alle Zeitschriftenaufsätze oder alle Buchbeiträge. Wenn Sie dabei feststellen, dass mehrere Aufsätze in der gleichen Quelle, z.B. in der gleichen Zeitschrift oder in dem gleichen Buch erschienen sind, können Sie dann einen bereits erfassten Aufsatz als Kopiervorlage für alle weiteren Aufsätze in der gleichen Quelle benutzen.

So gehen Sie vor:

  1. Erfassen Sie den ersten Aufsatz aus der Quelle in Gutenberg Open.
  2. Notieren Sie sich nach dem Abspeichern die ID des erfassten Aufsatzes (die ID wird nach Erfassung auf dem Bestätigungsbildschirm angezeigt).
  3. Gehen Sie zu "Veröffentlichen - Einen Datensatz übernehmen".
  4. Wählen Sie unter "Übernahme aus" "Gutenberg Open" und tragen Sie die ID in das Eingabefeld ein.
  5. Sie erhalten dann ein Eingabeformular mit dem Datensatz als Kopie.
  6. Ändern Sie nur noch die Felder entsprechend Ihrer Vorlage ab.
  7. Nach dem Abspeichern wird das Dokument als neuer Eintrag in die Datenbank eingefügt.

Wiederholen Sie die Schritte 4 bis 7 für jeden Aufsatz, für den Sie Ihre Kopiervorlage nutzen möchten.

Unter "Nutzen Sie unsere Musterbeispiele!" stehen Ihnen außerdem Vorlagen zur Verfügung.


Einzelne Datensätze im BibTeX-Format...

... wie z.B. aus Web of Science oder aus Literaturverwaltungsprogrammen wie Citavi können Sie automatisch in das Eingabeformular von Gutenberg Open übernehmen.

So gehen Sie vor:

  1. Wählen Sie "BibTeX" als Exportformat aus und speichern Sie die Daten.
  2. Gehen Sie in Gutenberg Open zu "Veröffentlichen - Einen Datensatz übernehmen".
  3. Wählen Sie unter "Übernahme aus" die Option "BibTeX-Format".
  4. Fügen Sie mit "copy und paste" alle Zeilen von "@...{..." bis einschließlich "}" aus Ihrer Exportdatei in das Eingabefeld.
  5. Sie erhalten dann ein mit diesen Daten vorausgefülltes Eingabeformular.
  6. Ergänzen Sie nur noch die Autoren- und Institutsangaben und ggf. weitere Pflichtfelder.
  7. Nach dem Abspeichern wird das Dokument als neuer Eintrag in die Datenbank eingefügt.

Wiederholen Sie die Schritte 4 bis 7 für jede Publikation, deren Daten Sie übernehmen möchten.


Einzelne Datensätze im RIS-Format...

... wie z.B. aus WISO, EBSCO-Datenbanken oder aus Literaturverwaltungsprogrammen wie Citavi können Sie automatisch in das Eingabeformular von Gutenberg Open übernehmen.

So gehen Sie vor:

  1. Wählen Sie z.B. im Literaturverwaltungsprogramm "RIS" als Exportformat aus und speichern Sie die Daten.
  2. Gehen Sie in Gutenberg Open zu "Veröffentlichen - Einen Datensatz übernehmen".
  3. Wählen Sie unter "Übernahme aus" die Option "RIS-Format".
  4. Fügen Sie mit "copy und paste" alle Zeilen von "TY" bis einschließlich "ER" aus Ihrer Exportdatei in das Eingabefeld.
  5. Sie erhalten dann ein mit diesen Daten vorausgefülltes Eingabeformular.
  6. Ergänzen Sie nur noch die Autoren- und Institutsangaben und ggf. weitere Pflichtfelder.
  7. Nach dem Abspeichern wird das Dokument als neuer Eintrag in die Datenbank eingefügt.

Wiederholen Sie die Schritte 4 bis 7 für jede Publikation, deren Daten Sie übernehmen möchten.


Aus dem Online-Katalog der UB...

... können Sie dort verzeichnete Daten im RIS-Format in das Eingabeformular von Gutenberg Open übernehmen.

So gehen Sie vor:

  1. Recherchieren Sie das Buch im "Online-Katalog der UB".
  2. Wählen Sie dann bei Ihrem Suchergebnis im Online-Katalog den Karteireiter "RIS Format".
  3. Markieren Sie nun in der Bildschirmausgabe alle Zeilen und kopieren Sie diese: Bei RIS von "TY" bis einschließlich "ER".
  4. Gehen Sie in von Gutenberg Open zu "Veröffentlichen - Einen Datensatz übernehmen".
  5. Wählen Sie unter "Übernahme aus" die entsprechende Option "RIS-Format" aus.
  6. Fügen Sie mit "copy und paste" den kopierten Datensatz ein.
  7. Sie erhalten dann ein mit diesem Datensatz vorausgefülltes Eingabeformular.
  8. Wählen Sie nun die entsprechende Dokumentart.
  9. Ergänzen Sie noch die Autoren- und Institutsangaben und ggf. weitere Pflichtfelder.
  10. Nach dem Abspeichern wird das Dokument als neuer Eintrag in die Datenbank eingefügt.

Wiederholen Sie dies für jede Publikation, deren Daten Sie aus dem Online-Katalog übernehmen möchten.


Automatisierte Übergabe Ihrer Publikationsdaten an CMS-Systeme der JGU sowie dem Forschungsportal

Open Text und WordPress

Wenn Sie Open Text innerhalb der JGU nutzen, können Sie auf einfache Weise eine vollständige Publikationsliste für einen bestimmten Autor aus Gutenberg Open in die mittlere Spalte einer Open Text-Internetseite einblenden.

Nähere Informationen hierzu finden Sie im Open Text-Online-Handbuch.

Auch wenn Sie einen WordPress-Blog innerhalb der JGU einsetzen, können Sie Publikationslisten einbinden. Eine Anleitung dazu finden Sie in der WordPress-Dokumentation.


SciPort RLP - Forschungsportal des Landes Rheinland-Pfalz

Gutenberg Open stellt ihre Daten durch ein tägliches, automatisiertes Update dem Forschungsportal SciPort RLP zur Verfügung. Wenn Sie bereits Nutzer/in des Forschungsportals sind, müssen Sie Ihre Daten dort nicht erneut erfassen. Sie können Ihre bereits in Gutenberg Open eingetragenen Publikationen einfach innerhalb des Forschungsportals als Ihre Veröffentlichung kennzeichnen.

So gehen Sie vor:

  1. Loggen Sie sich im Forschungsportal SciPort RLP ein.
  2. Wählen Sie in der Menüleiste unter "Publikationen" den Button "Neue Publikation".
  3. Folgen Sie unter dem Punkt "Diese Publikationen könnten Ihnen gehören" dem Link ">> zu den Publikationen".
  4. Sie erhalten dann eine Liste Ihrer potentiellen Publikationen angezeigt.
  5. Fügen Sie nun Publikationen, bei denen Sie beteiligt waren, Ihrer Liste zu oder markieren Sie sie als "Nicht meine Publikation" (diese werden dann bei weiteren Suchläufen nicht mehr vorgeschlagen).


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